律师事务所未使用数字听写技术的三大原因

在我的职业中,经常问很多问题。 老实说,这是必要的。 虚拟助手是指尽可能了解特定客户端系统或最佳配置方法的人,无论客户正在寻找什么,它都会使用可用的技术来帮助使其更好,更快,成本更低。

大约八年前,我开始了VA生涯,现在我的执业仅限于法律行业的虚拟协助。 多年来,我询问了许多律师,律师事务所的行政管理人员,律师助理,人力资源经理,私人调查员,IT管理员,管理合伙人,办公室主任,秘书和其他人员有关他们公司所采用的流程的信息。 有些人使用文档管理软件,有些则没有。 有些拥有网站,有些则没有。 通常,当被问及由什么律师统治时,最常见的回答是:录音机。

这很好,因为即使没有磁带,听写也是一个非常有效的过程。 根据迪克塔芬(Dictaphone)的说法,1952年的录音命令“被确立为节省律师,医生和其他专业人员的笔迹和速记术的时间”。 第一台迷你盒式录音机于1973年上市。您相信吗? 美国的大多数公司仍在使用相同的小型录音机,这相当于在8轨上听音乐!

无论如何,如果您的公司使用基于磁带的命令,那么已经知道,实际的公司工作产品是完成记录的事情的好方法,如果您的公司不使用命令,那么您应该从数字开始,因此请继续阅读。

为什么要升级到数字听写?

数字听写虽然不如听写书本身那么古老,但已经存在了相当长的一段时间。 十年来,医学界一直在使用数字听写技术(呼入和便携式录音机)。 为什么? 医院,诊所,医师办公室和保险公司对数字听写流程进行了升级:

o医生能够通过电话或便携式记录仪以及互联网连接进行远程工作

o为多个用户,多个站点操作集中文档工作流程

o能够监控工作进度和整体生产力

o能够跟踪和报告各种指标和标准o

o能够使用远程转录专家并节省员工成本

我的看法是,要对数字听写流程进行升级,需要做很多工作,这是任何规模公司的相对规模的医疗实践-因此问题在于取得了如此巨大的成就,为什么他们不这样做! (再次阅读该列表-考虑您的情况)

公司为什么不使用数字命令?

相信我,主要原因是还没有人将2%2B2放在一起。 由于数字听写技术不是“新技术”,因此在医疗行业之外并未受到太多关注。 但是,最近,英国和其他欧洲律师事务所讨论了如何升级到数字词典变得比预期容易和更好。

美国这里是什么?

下面的问题(以相反的顺序列出)使我年复一年地获得前三名的答复:“为什么您的公司没有升级到数字听写?”

数字3:“数字听写,无法识别该语音吗?”

不,语音识别不是数字命令。 语音识别是软件。 它采用人类的声音并将其转换为文本。 语音识别软件需要针对每个特定用户进行培训-对于大多数应用程序来说都是培训时间,并且在大多数情况下实施该技术是不切实际的。

数字听写是使用提供听写功能的软件或工具(停止,快退,插入等)来录制语音。 但是,使用数字格式时,录音不会遍历任何磁带,而是保存为音频文件(例如.wav,.dss)。 与语音识别不同,数字听写需要记录本和软件来记录所记录的思想。

但是,我坚信语音识别软件永远无法取代优秀的律师秘书/笔录-不管您接受了多少培训,当您说“被告”而您应被称为“原告”时,您将永远不会被抓住! ;)

因此,尽管您可能听说过语音识别技术的弊端,但数字听写却是完全不同的动物。

数字2:“如果它没有破裂……”

是的,磁带听写确实可行并且已经使用了数十年,但是在这种情况下,打字机,算盘甚至指南针都可以使用。 升级到数字识别是不正确的,它是对顺序自然演化的一种熟悉过程的改进-从人(cc)到录音(tape),再到数字(声音文件)。

在进行数字升级时,需要强调的是,录音的人不需要那个书面笔录-或在今天的行话中处于相同的身体位置:可以远程工作! 根据捕获程序的设置方式,只要公司的独裁者可以使用电话或互联网,他们就可以产生计费时间。

由于数字创建的听写文件本质上是电子的,因此可以像存储任何其他计算机文件一样进行存储,通过网络路由和类似地操作。 这使听写文件在当今的电子环境(网络,多个办公室,文档管理软件,保留要求)中更加方便和用户友好。

除了独裁者的远程工作机会之外,数字字典的升级还提供了每个文件的报告和跟踪功能,使每个文件通过基于磁带的听写系统都无法提供的流程或指标。 拿着磁带,问律师里面有什么,看看他在说什么! 如果是数字文件,您将始终知道文件的创建日期和时间,创建者,委托人,客户机的时间,用途以及其他内容。

因此,从管理员以及独裁者的角度升级到数字听写可以大大改善任务的完成方式。

还有…我一直以来最喜欢的反馈…

“为什么您的公司没有升级到数字识别?”

数字1:“我们不喜欢改变。”

我绝对不是在开玩笑! 我听到的确切句子多于我的认可!

当然,这种回应使我意识到公司可能需要很长时间才能做出决定,这很尴尬。 为什么? 在进行数字升级时,独裁者的过程不会改变太多。 实际上,奥林巴斯和其他大型制造商甚至在其专业生产线中都配备了带有滑动开关的便携式数字录音机。 的确,它是模仿任何模拟记录器功能的数字记录器。

因此,只要配置正确,独裁者就“别”做任何不同的事情,除了律师在进行数字化升级时不必从他的椅子到秘书的磁带(或留在椅子上)。

包起来

一方面,每个公司都需要研究任何技术升级的收益和优势。 为了保持竞争力需要更多的工具和软件,没有人会为有人正在寻找另一个“升级”而感到惊讶。 但是,与今天可用的许多技术不同,数字词典技术并不是“新的”。 它具有很高的稳定性,并且已经在各种尺寸的环境中成功进行了测试,成功地应用和使用了十多年。

这必须是IMHO(公司2009年的技术预算)的数字识别的升级。

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